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Das Unternehmen
Die Optalio GmbH ist ein Technologieunternehmen aus Hessen, das eine KI-gestützte
SaaS-Plattform für die intelligente Produktionsplanung und Maschinenmonitoring entwickelt. Die
Optalio 360° Plattform ermöglicht produzierenden Unternehmen, ihre Fertigung in Echtzeit
gegen endliche Kapazitäten zu planen, Engpässe zu eliminieren und durch Predictive
Maintenance ungeplante Stillstände zu vermeiden. Die Software verplant bis zu mehrere
hundert Aufträge in weniger als fünf Minuten und erzielt bei Kunden eine Durchsatzsteigerung
von bis zu 38 Prozent.
Hinter dem Produkt steht kontinuierliche Forschung und Entwicklung an zwei zentralen Säulen:
einer intelligenten Produktionsplanung mit Datenintegration und heuristischen
Optimierungsverfahren sowie einer Monitoring Suite für Maschinenausfallvorhersage und
Qualitätskontrolle.
Die Herausforderung
Optalio investiert laufend in die Weiterentwicklung seiner Plattform und wusste, dass die
Forschungszulage grundsätzlich in Frage kommt. Allerdings hatte das Unternehmen bis dahin
noch nie einen Förderantrag gestellt. Der erste Versuch, einen Beratungspartner für die
Antragstellung zu finden, verlief enttäuschend: Ein anderer Anbieter lehnte die Zusammenarbeit
mit Optalio trotz vorhandenem Förderpotenzial ab.
Das Thema wurde daraufhin zurückgestellt, obwohl das Förderpotenzial vorhanden war. Die
fördertechnische Aufbereitung der eigenen F&E-Tätigkeiten erfordert spezifisches Know-how,
das im Tagesgeschäft eines wachsenden Software-Unternehmens schlicht nicht vorhanden ist.
Die Entscheidung für re:fund
Über eine persönliche Empfehlung aus dem Investoren-Netzwerk entstand der Kontakt zu
re:fund. Bereits im ersten Gespräch wurde klar: Unternehmensgröße und Fördervolumen sind
kein Ausschlusskriterium bei der Forschungszulage.
Drei Dinge überzeugten Benedikt Sturm, Managing Partner und CTO von Optalio:
1. Die realistische Einschätzung der Erfolgswahrscheinlichkeit bereits im ersten Gespräch.
2. Die Bereitschaft, auch mit Unternehmen in Startup-Größe professionell zusammenzuarbeiten.
3. Das Success-Fee-Modell, bei dem beide Seiten das gleiche Ziel verfolgen und re:fund
nur im Erfolgsfall vergütet wird.
Die Zusammenarbeit mit re:fund
Die Zusammenarbeit gliederte sich in drei Phasen. In der strategischen Antragsplanung mit
Marten Pieper wurden zwei separate Förderanträge strukturiert, einer für die intelligente
Produktionsplanung und einer für die Monitoring Suite. In der Ausarbeitung mit Elisabeth Teske
und dem technischen Berater Erik Steinhöfel wurden die Arbeitspakete definiert, die
Stundenzuordnungen erstellt und die Antragstexte formuliert. Das ermöglichte es Optalio, sich
auf die inhaltlichen Beiträge zu konzentrieren, ohne den Prozess selbst steuern zu müssen.
Besonders positiv fiel die unkomplizierte Arbeitsweise auf. Optalio konnte sämtliche Unterlagen
in den Formaten liefern, die gerade zur Hand waren, ob Word, Excel oder per E-Mail. Elisabeths
Ansage war klar:
“Sie sagte: Dann schickst du mir das einfach zu und dann machen wir den Rest
damit.”
— Benedikt Sturm über die Zusammenarbeit mit Elisabeth Teske
Rückmeldungen kamen in der Regel am selben Tag, spätestens innerhalb von 24 Stunden.
Telefonische Erreichbarkeit war jederzeit gegeben, wenn inhaltliche Fragen aufkamen. Die
technische Auffassungsgabe des re:fund-Teams sorgte dafür, dass Benedikt Sturm als CTO
nicht bei Null anfangen musste, um die Innovationen hinter der Plattform zu erklären. Die
daraus entstandenen Antragstexte waren inhaltlich schlüssig und spiegelten die tatsächliche
Forschungsarbeit wider.
“Die Zusammenarbeit hat sich gelohnt, weil es in eurem Interesse liegt, zu Beginn
eine valide Aussage zu treffen, mit welcher Wahrscheinlichkeit die Förderung
erfolgreich sein wird. Weder ihr noch wir haben etwas davon, wenn es nicht
erfolgreich ist.”
— Benedikt Sturm, Managing Partner & CTO, Optalio GmbH
Was Benedikt Sturm besonders hervorhebt: eine gute Einschätzung, ob das Förderziel
erreichbar ist. Eine klare, stringente und angenehme Art der Kommunikation. Und gezieltes
Nachfragen: „Ihr presst nicht so viel Information aus uns raus, dass wir keine Lust mehr haben,
weitere Informationen zu liefern, sondern ihr wisst genau, wann das ausreicht, und fragt gezielt
nach."
Das Ergebnis
Das BSFZ hat beide Vorhaben geprüft und als förderfähig bescheinigt. Bis
auf einen externen Auftragnehmer wurden alle beantragten Tätigkeiten und Personen
anerkannt. Die volle Bescheinigung beider Vorhaben bedeutet, dass Optalio die
Forschungszulage auf Basis der beantragten Personalkosten geltend machen kann.
Der Antrag wurde Ende 2025 eingereicht und deckt den Bemessungszeitraum von 2021 bis
einschließlich 2026 ab. Die Nachweise für die bisherigen Wirtschaftsjahre werden aktuell
aufbereitet und der Jahresabschluss ist in Vorbereitung, sodass die Auszahlung zeitnah
erfolgen kann. Weitere Vorhaben für die Zukunft sind bereits in Planung.
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